Fonctionnement de l'ugp

Chapitre I : PRESENTATION DE l’UNITE DE GESTION

DU PROJET (UGP)

1 La gouvernance du PACAEDC

Les organes de gouvernance du PACAEDC sont :

  • Le Comité de Pilotage

  • L’Unité de Gestion du Projet

  1. Rôle des organes

  2. 1.1.1 Le Comité de Pilotage

Le Comité de Pilotage est présidé par le Maire de la Commune d’Arrondissement de Yaoundé4, et est composé des membres suivants:

  • Deux (03) Représentants de la Commune d’Arrondissement de Yaoundé4

  • Deux (02) Représentants du CLNDK/OAI-DEMOS

  • Trois (03) Représentants de l’UGP

  • Un (01) Représentant de la Communauté Urbaine de Yaoundé

  • Un (01) Représentant de l’Association des Communes et villes du Cameroun

  • Un (01) Représentant de DEMAPLASTU-CAMEROUN

  • Un (01) Représentant du Ministère de l’Environnement et de la Protection de la Nature et du Développement Durable (Observateur)

  • Un (01) Représentant de la préfecture du Mfoundi (Observateur)

  • Un (01) Représentant de l’ONACC (Observateur)

  • Un (01) Représentant de la DUE (Observateur)

  • Un (01) Représentant de la CAON-FED (Observateur).

Le Comité de Pilotage approuve les grandes orientations pour la mise en œuvre technique du Projet. Il a également un rôle consultatif. Le Coordonnateur de l'UGP en assure le secrétariat.

Il se réunit en session ordinaire une fois par an. Une session extraordinaire peut être convoquée sur demande de la majorité de ses membres ou de l’UGP.

1.1.2 L’Unité de Gestion du Projet

L’Unité de Gestion du Projet est la structure opérationnelle mise en place pour réaliser les activités et est constituée du personnel suivant :

  • Le Coordonnateur

  • Le Responsable Administratif et Financier

  • Le Responsable du Suivi-Evaluation

  • Le Responsable de Suivi du Budget Participatif

  • Le Responsable du Renforcement des Capacités

  • Le Chargé de la Communication

  • L’Assistante de Direction

  • L’Assistant du Suivi du Budget Participatif

  • L’Assistant Administratif et Financier

  • Le Chauffeur/Coursier

  • La Secrétaire

  • Les Gardiens

Le Coordonnateur

Il est responsable de :

  • La coordination et la supervision des activités techniques et opérationnelles du projet ;

  • De toutes les opérations d’engagement des dépenses ainsi que d’ordonnancement des paiements et des recouvrements ;

  • De la gestion du compte opérationnel du projet.

Il assure notamment :

  • Le fonctionnement quotidien du projet et l'encadrement du personnel ;

  • La responsabilité de l’ensemble des activités du projet et de la bonne exécution de ses programmes de travail ;

  • L'administration interne du projet ;

  • La supervision de l’exécution des activités du projet, en veillant à ce qu’il reste aussi fidèle que possible aux grandes orientations ;

  • L’appui méthodologique et technique pour élaborer les documents de programmation des activités ;

  • Le renforcement des capacités du personnel responsable du projet et ceci en fonction des moyens disponibles.

Le Responsable Administratif et Financier (RAF)

Est chargé de :

  • Elaborer le rapport financier du projet ;

  • Assurer la gestion du système d’informations administratives, juridiques et comptables ;

  • Superviser la gestion administrative et sociale du personnel (paie, contrats de travail…)

  • Gérer les finances et la trésorerie ;

  • Assurer la préparation du budget périodique du projet et le suivi des dépenses engagées par rapport aux prévisions ;

  • Veiller au respect des procédures définies par le Manuel des procédures Administratives et Financières ;

  • Procéder à la réalisation des déclarations fiscales et sociales de l’organisation ;

  • Assurer la gestion de la paie, des déclarations sociales et fiscales ;

  • Assister les auditeurs externes dans l’exécution de leur mission ;

  • Assurer l’archivage et le classement des pièces comptables ;

  • Saisie comptable dans le logiciel ;

  • Gestion des contrats, des baux et du matériel du Projet ;

  • Et toutes autres tâches qui lui seraient confiées par le Coordonnateur.

Le Responsable du Suivi-Evaluation

Est chargé de :

  • Renforcer la fonction et les capacités de suivi et d’évaluation axés sur les résultats ;

  • Concevoir les outils de suivi-évaluation ;

  • Proposer des méthodes permettant de relier les produits des activités/programmes et politiques/partenariats du Projet à la réalisation effective des résultats stratégiques prévus ;

  • Expliquer les innovations et nouvelles méthodes du suivi et d’évaluation axés sur les résultats, y compris le rôle des partenaires ;

  • Recueillir des informations au sujet de l’efficacité de la stratégie de partenariat du Projet dans la réalisation effective ;

  • Assurer la planification, le suivi et l’évaluation des activités de l’action ;

  • Proposer les réajustements et améliorations des programmes du Projet, y inclus au niveau de l’organisation et la responsabilité, nécessaires à l’atteinte des résultats de l’action ;

  • Et toutes autres tâches qui lui seraient confiées par le Coordonnateur.

Le Responsable de Suivi du Budget Participatif (RSBP)

Est chargé de :

  • Elaborer le plan d’action des activités de BP ;

  • Suivre et veiller à l’exécution des activités de BP ou en lien avec le BP programmées dans les plans d’action ;

  • Organiser les forums et les ateliers relatifs au processus d’élaboration du PACAEDC ;

  • Assurer une meilleure participation des populations dans l’ensemble des activités d’élaboration du BP ;

  • Suivre l’engagement politique local et la participation de l’ensemble des parties prenantes dans les activités du projet ;

  • Suivre les activités d’inscription du BP sensible aux énergies durables dans le budget communal ;

  • Identifier et proposer les opportunités et forces locales favorables à l’exécution des activités du projet ;

  • Et toutes autres tâches qui lui seraient confiées par le Coordonnateur.

Le Responsable du Renforcement des Capacités

Est chargé de :

  • Elaboration du plan de renforcement des capacités ;

  • Mise en œuvre du plan de renforcement des capacités ;

  • Appui à l’organisation des différents ateliers de l’action ;

  • Prospection et réajustement des opportunités de renforcement des capacités ;

  • Participer à la mise en place des outils de suivi des actions ;

  • Et toutes autres tâches qui lui seraient confiées par le Coordonnateur.

Le Responsable de la Communication

Est chargé de :

  • Piloter le système de communication du Projet ;

  • Conseiller et appuyer les autres membres du projet sur l’amélioration à apporter en matière de communication (technique et usages, pédagogique et administratif) ;

  • Conduire et mettre en œuvre le schéma directeur local des systèmes d'information ;

  • Gérer tous les supports informatiques nécessaires au bon fonctionnement des activités du Projet  (maintenance, sécurité et système de sauvegarde) ;

  • Gérer l’édition des publications et en superviser la fabrication avec les prestataires externes et personnes-ressource composant la chaîne ;

  • Coordonner la diffusion des publications et en gérer le stock ;

  • Organiser et gérer les archivages ;

  • Administrer le site web du Projet ;

  • Assurer les relations avec la presse, les éditeurs et les imprimeurs

  • Et toutes autres tâches qui lui seraient confiées par le Coordonnateur.

L’Assistante de Direction

Est chargé de :

  • Assurer le traitement du courrier (arrivée/départ) : enregistrement, saisie, mise en forme de documents, classement ;

  • Organiser les rendez-vous du Coordonnateur ;

  • Recevoir les appels téléphoniques, fax, mail et traitement de l’information de service ;

  • Accueillir, orienter et informer les visiteurs et interlocuteurs ;

  • Assister le coordonnateur dans l’organisation technique des réunions, rédaction des comptes rendus ;

  • Assurer les opérations de caisse ;

  • Assurer la gestion et la maintenance des locaux ;

  • Assurer la gestion du parc automobile ;

  • Et toutes autres tâches qui lui seraient confiées par le Coordonnateur

L’Assistant Administratif et Financier (AAF)

Est chargé de :

  • Assurer avec efficacité la gestion administrative et l’organisation des missions, séminaires et ateliers, et voyages ;

  • Assurer l’appui permanent et le suivi des activités administratives et financières ;

  • Assurer la gestion administrative et sociale du personnel ;

  • Remplir les demandes d’achat ;

  • Saisie comptable dans le logiciel ;

  • Et toutes autres tâches qui lui seraient confiées par le Coordonnateur et/ou par le Responsable Administratif et Financier.

L’Assistant Suivi du Budget Participatif

Est chargé de :

  • Conception, saisie et classement des documents ;

  • Assistance et gestion de l’agenda du chargé du BP ;

  • Appui à la planification, organisation et capitalisation des activités ;

  • Rédaction des rapports d’activités ;

  • Et toutes autres tâches qui lui seraient confiées par le Coordonnateur et/ou par le Responsable de Suivi du Budget Participatif.

La Secrétaire

Est chargé de :

  • Assurer le traitement du courrier (arrivée/départ) : enregistrement, saisie, mise en forme de documents, classement ;

  • Organiser les rendez-vous du Coordonnateur ;

  • Recevoir les appels téléphoniques, fax, mail et traitement de l’information de service ;

  • Accueillir, orienter et informer les visiteurs et interlocuteurs ;

  • Assister le responsable du suivi et évaluation dans l’organisation technique des réunions, rédaction des comptes rendus ;

  • Et toutes autres tâches qui lui seraient confiées par le Coordonnateur et/ou le responsable de suivi et évaluation.

Le Chauffeur

Est chargé de :

  • Assurer le transport des membres de l'UGP notamment du Coordonnateur;

  • Distribuer le courrier contre décharge ;

  • Veiller au bon entretien du véhicule ;

  • Tenir le carnet de bord du véhicule ;

  • Assurer ou participer à l’appui logistique nécessaire à l’organisation des activités ;

  • Et toutes autres tâches qui lui seraient confiées par le Coordonnateur.

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